Создание базы данных с помощью MS Access 2003
Создание простейшей, но полнофункциональной базы в MS Access 2003
СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие
План базы данных My_own_base
Создание базы и ее компонентов
Открываем MS Access 2003
Создаем новую базу
Создаем таблицы
Продолжаем создание таблиц
Окончание создания таблиц
Формы базы MS Access
Запросы к базе MS Access
Отчеты в базах MS Access
Заключение
Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 - задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаешь читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не по себе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию
Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.
- Адрес - (таблица адресов мест хранения)
- поля - КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.
- Помещение - (таблица с перечнем помещений для хранения)
- поля - КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.
- Шкаф - (таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях)
- поля - КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.
- Полка - (таблица с перечнем полок (секций) в шкафу.)
- поля - КодПолки (счетчик), полка, примечание.
- Папка - (таблица с перечнем папок для хранения документов)
- поля - КодПапки (счетчик), папка, примечание.
- Документ - (таблица содержащая список документов ( с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
- поля - КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация, актуальность (текущая), примечание.
- Книга - (таблица содержащая список книг (с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
- поля - КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания, номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.
Создание базы и ее компонентов
Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок
Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора, Конструктор, Открыть.
***поля счетчиков - обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически, следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.
Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).
И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид
а для таблицы Книги
Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид
и здесь Далее
и здесь продолжаем
Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее
Здесь просто нажимаем Далее
Здесь нажимаем Готово
и здесь Да
Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу.
* При этом тип данных в этих полях автоматически
поменяется с текстовый на числовой.
Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.
Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“
Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.
Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся.
Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.
Вот такая форма у нас получилась.
Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.
Создаем запросы на выборку данных из базы
Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее
Вот такой бланк запроса у нас получился
Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение - можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.
Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши
Так же сформируем отчеты для нашей базы данных
Так же сформируем отчеты для нашей базы данных
Ну вот и все - простейшая база создана и ею можно
пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что
она не может работать полнофункционально, все функции в
наличии. Усложнения возможны за счет формирования более
сложных отчетов, создания сложных запросов, более
красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то
не достающих полей. По большому счету можно
модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и
создать новую базу, взяв за основу эту базу.
Удачи в творчестве.
Copyright © Grigoriy Krotko, 2010-2011