Создание базы данных с помощью MS Access 2003

Создание простейшей, но полнофункциональной базы в MS Access 2003

Создание баз данных

Предисловие.

Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 - задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаешь читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не по себе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию

Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.

План базы данных My_own_base

  • Адрес - (таблица адресов мест хранения)
  • поля - КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.
  • Помещение - (таблица с перечнем помещений для хранения)
  • поля - КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.
  • Шкаф - (таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях)
  • поля - КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.
  • Полка - (таблица с перечнем полок (секций) в шкафу.)
  • поля - КодПолки (счетчик), полка, примечание.
  • Папка - (таблица с перечнем папок для хранения документов)
  • поля - КодПапки (счетчик), папка, примечание.
  • Документ - (таблица содержащая список документов ( с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
  • поля - КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация, актуальность (текущая), примечание.
  • Книга - (таблица содержащая список книг (с разбивкой - по вышеприведенным признакам))
  • поля - КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания, номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.

Создание базы и ее компонентов

Открываем__MS_Access_2003

Открываем MS Access 2003

Создаем новую базу.

Создаем новый файл базы MS Access 2003

Создаем новую базу данных MS Access 2003

Окончание создания базы MS Access 2003

Создаем таблицы.

Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок

Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора, Конструктор, Открыть.

Создание таблиц MS Access 2003-1

Создание таблиц MS Access 2003-2

Создание таблиц MS Access 2003-3

Создание таблиц MS Access 2003-4

Создание таблиц MS Access 2003-5

***поля счетчиков - обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически, следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.

Продолжаем создание таблиц.

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).
И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид

Общий вид таблицы Документ

а для таблицы Книги
Общий вид таблицы Книги

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид

Конечный вид таблицы Книги Создание подстановки -1

и здесь Далее

Создание подстановки -2 Создание подстановки -3

и здесь продолжаем

Создание подстановки -4

Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее

Создание подстановки -5

Здесь просто нажимаем Далее

Создание подстановки -6

Здесь нажимаем Готово

Создание подстановки -7

и здесь Да

Создание подстановки -8

Окончание создания таблиц.

Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу.
* При этом тип данных в этих полях автоматически поменяется с текстовый на числовой.
Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.

Перечень таблиц базы Схема данных в базе

Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“

Подстановка в таблице Книги Просмотр значений в полях подстановки

Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.

Формы в базе MS Access

Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся.
Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.

Создание новой формы Выбор полей формы -1 Выбор внешнего вида формы -2 Выбор требуемого стиля формы -3 Создание имени формы -4

Вот такая форма у нас получилась.

Внешний вид формы

Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.

Запросы к базе MS Access

Создаем запросы на выборку данных из базы

Создаем новый запрос

Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее

Выбираем поля для запроса -1 Выбираем тип отчета -2 Задаем имя запроса -3

Вот такой бланк запроса у нас получился

Общий вид бланка запроса-1

Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение - можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.

Форма запроса для таблицы книги -2

Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши

Отчеты в базах MS Access

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Создание нового отчета Выбор полей для отчета Добавление уровней группировки Задание порядка сортировки Задание вида макета для отчета Выбор требуемого стиля Задание имени отчета Просмотр вида отчета-1

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Просмотр вида отчета-2

Заключение

Ну вот и все - простейшая база создана и ею можно пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что она не может работать полнофункционально, все функции в наличии. Усложнения возможны за счет формирования более сложных отчетов, создания сложных запросов, более красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то не достающих полей. По большому счету можно модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и создать новую базу, взяв за основу эту базу.
Удачи в творчестве.

Copyright © Grigoriy Krotko, 2010-2011

http://www.krognet.com